Współpraca krok po kroku

Praktyczny opis tego, jak zamawia się u nas papier i wyroby higieniczne — i jak ominąć błędy, które najczęściej opóźniają pierwszą dostawę.

Zanim złożysz pierwsze zamówienie

Nasze zakłady w Zambrowie produkują papier przemysłowy i wyroby higieniczne z przerobu makulatury. Na co dzień współpracujemy z hurtowniami, sklepami, firmami sprzątającymi oraz zakładami gastronomicznymi z regionu. Zebraliśmy tutaj cały przebieg współpracy w jednym miejscu, bo najwięcej nieporozumień bierze się nie z ceny, tylko z niedopowiedzianych szczegółów przy pierwszym zamówieniu.

Przeczytaj to raz — kolejne zamówienia idą już z pamięci. Jeśli czegoś tu brakuje, po prostu zapytaj: wolimy jedno pytanie więcej niż jedną źle wyprodukowaną partię.

Przebieg zamówienia — pięć kroków

Zamówienie w naszych zakładach przechodzi przez pięć etapów. Na każdym z nich wiesz, co jest już ustalone i co dzieje się dalej.

Zapytanie

Napisz albo zadzwoń i podaj, czego potrzebujesz: rodzaj wyrobu, gramaturę, ilość i miejsce dostawy. Im konkretniej, tym szybciej przygotujemy wycenę. Nie masz pewności, który produkt pasuje? Opisz, do czego ma służyć — dobierzemy go po naszej stronie.
Wycena

Odsyłamy wycenę z ceną jednostkową, minimalną ilością i orientacyjnym terminem produkcji. Cena zależy od gramatury, wielkości partii i formy odbioru. Na tym etapie niczego jeszcze nie zamawiasz.
Potwierdzenie zamówienia

Kiedy wycena pasuje, potwierdzasz zamówienie mailem. Zapisujemy specyfikację partii, ilość, termin i adres. To potwierdzenie jest podstawą, według której nasze zakłady uruchamiają produkcję.
Produkcja

Partia trafia na linię w jednym z naszych zakładów. Trzymamy się uzgodnionej gramatury i wymiarów; przy większych zamówieniach dzielimy produkcję na transze, żeby dotrzymać terminu.
Wysyłka lub odbiór

Gotową partię wysyłamy transportem albo wydajemy do odbioru własnego na terenie zakładów w Zambrowie. Do każdej dostawy dołączamy komplet dokumentów — opisany niżej.

Linia konfekcjonowania — tu partia dostaje ostateczny format i pakowanie.

Minimalne ilości zamówienia

Nasze zakłady produkują partiami, więc każdy wyrób ma minimalną ilość, od której opłaca się uruchomić linię. Zwykle liczymy ją w paletach zbiorczych, a nie w pojedynczych sztukach. Dla powtarzalnych, stałych odbiorców zakłady ustalają niższe progi i stały harmonogram dostaw.

Papier przemysłowy i wyroby w rolach — minimum liczone paletowo.
Wyroby konfekcjonowane (ręczniki, czyściwo) — minimum kartonowo-paletowe.
Mniejsze, próbne partie — do indywidualnego ustalenia przed pierwszym większym zamówieniem.

Jeśli nie masz pewności, ile realnie zużywasz w miesiącu, powiedz nam — pomożemy oszacować, żeby nie zamawiać ani za mało, ani na zapas.

Formy płatności

Przy pierwszym zamówieniu obowiązuje przedpłata na podstawie faktury proforma — to standard przy nowej współpracy. Kiedy współpraca się ułoży, zakłady oferują stałym odbiorcom przelew z odroczonym terminem płatności, ustalanym indywidualnie.

Pierwsze zamówienie: przedpłata (proforma), produkcja rusza po zaksięgowaniu wpłaty.
Stali odbiorcy: przelew z odroczonym terminem na uzgodnionych warunkach.
Rozliczenie zawsze na fakturę VAT — bez rozliczeń gotówkowych przy dużych partiach.

Dokumenty do każdej dostawy

Do każdej partii, którą wydają nasze zakłady, dołączamy komplet dokumentów. Sprawdź je przy odbiorze — to najprostszy sposób, żeby wychwycić pomyłkę, zanim towar trafi do magazynu.

Faktura VAT

Rozliczenie zamówienia zgodne z wyceną i potwierdzeniem.

Dokument WZ

Potwierdzenie wydania partii z magazynu — do zestawienia z dostawą.

Specyfikacja partii

Gramatura, wymiary, ilość i oznaczenie serii danej partii.

Reklamacje i zwroty

Jeśli towar nie zgadza się ze specyfikacją albo doszło do uszkodzenia w transporcie, zgłoś to od razu — najlepiej przy odbiorze, z adnotacją na dokumencie WZ. Zakłady przyjmują reklamacje na piśmie, mailem na info@rivelka.com.

Zgłoszenie na piśmie z numerem partii i opisem niezgodności.
Oględziny i porównanie ze specyfikacją partii.
Wymiana partii lub korekta rozliczenia — zależnie od ustaleń.

Wyroby produkowane na indywidualne zamówienie (nietypowa gramatura, format czy nadruk) mają ograniczone prawo zwrotu — dlatego przy takich partiach zawsze ustalamy szczegóły na piśmie przed produkcją.

Najczęstsze błędy przy zamawianiu

Większości poślizgów da się uniknąć już na etapie zapytania. Oto sytuacje, które najczęściej cofają zamówienie do ustaleń — i jak ich nie powtarzać.

Brak gramatury. „Papier” to jeszcze nie specyfikacja. Podaj gramaturę i wymiar, inaczej zakłady muszą dopytywać, a wycena się opóźnia.

Za późny termin. Zgłoszenie „na wczoraj” zderza się z kolejką produkcji. Podaj realny termin już przy zapytaniu, zanim zakłady zaplanują partię.

Niepełne dane do faktury i WZ. Brakujący adres dostawy albo dane do faktury potrafią wstrzymać wydanie gotowej partii z magazynu.

Zamawianie „na oko”. Przy nowym wyrobie poproś o próbną partię, zamiast od razu brać pełną paletę i sprawdzać w praniu.

Niedoszacowana ilość. Zamówienie poniżej minimum trzeba łączyć albo przesuwać — lepiej od razu dopasować wielkość do minimalnej partii.

Dobrze opisane zapytanie skraca czas, w którym zakłady przygotowują wycenę, i praktycznie eliminuje poprawki po drodze.

Masz pytania o współpracę?

Napisz albo zadzwoń — nasze zakłady odpowiadają w dni robocze. Podaj rodzaj wyrobu, gramaturę i orientacyjną ilość, a odeślemy wycenę.

Przejdź do kontaktu